会议的原则

PHP 林涛 1662℃ 0评论

关于召开会议和如何控制会议的法则,其实网上已经有很多,不同的公司性质和团队需要的会议形态也不尽相同。要首先说明的是,这只是一个我现在在部门内召开会议时运用到的方法而已。

如你所知,在中国的各大企业中,内部资源损耗最严重的环节在两块:庞大臃肿缺乏效率的流程,丧失决策和灵敏度的会议体制。会议的质量重要到已经成为考察中层管理者的指标之一,因此开会本身不仅仅传达信息,保持沟通,更是企业资源协调,战略部署的重要环节。

首先,我想的是:我们为什么需要这么多的会议?有几种情况我是不会开会的:1. 传达一般性的信息 – 一般性的信息使用IT系统传达,由人事,行政等部门宣传;2. 没有资料和数据的讨论 – 没有数据便没有真相,讨论难辨真假的事物通常都是以失败告终;3. 没有决策者在场的情况 – 不需要决策的会议说明这个会议本身不重要;4. 非常复杂的事件 – 复杂的事件要稀释为简单的,具体的,聚焦的单个事件才能更快得出结论;5. 定期检查 – 通过管理者与员工之间的电子邮件,当面交流完成。

其次,会议选择的时间应该根据你的会议性质来确定,是“务虚”还是“务实”,从人的心理出发,work-driven 和 life-driven 的状态差异巨大。不同的时间,会使会议的效率,效果,时长受到不同程度的影响。根据数据判定,“务虚”的会议尽量放在非工作时间比较好。

会议召开的地点也十分重要,不同的会议环境会对与会者的心理产生暗示,以话题性的活动来说,“责任感”,“辩论”,“闲聊”,“解决问题”是经常交叉出现的4个维度,我在图表中清晰的表明了不同的场景下,人们的心理活动和对讨论过程中表现出的兴趣点有不同的分布。

在我们的团队中,只有三种主题是值得开会的,“项目进程”,“培训,沟通与交流”,“细节控制”。从分布上来说,我们尽量控制“头脑风暴”,“危机处理”,“领导讲话”的时间,因为这些活动是偶然性的,不需要过多的会议去主宰。

会议的角色,无论参与人数多少,根据我的观察,这五种角色是时刻存在的:“决策者”,“提问者”,“保护者”,“评估者”,“提案者”。决策者聚焦决策本身,分析信息获得数据;提问者强调过程沟通,分析细节和解释关键要点;保护者确保会议节奏,并保护创新能够正确被阐述;评估者扮演风险控制的角色,从成本、预期价值,ROI等维度评估产品的可行性;提案者提供资料和数据,阐述产品(或服务)的设计思想,可实现性,以及相关的观察与分析。

看上去好像很完美对吧?对,不过情况往往不是这样。在我所经历的不少失败的会议中,决策者变成了分裂者,提问者变成了怀疑者,保护者变成了包庇者,评估者变成了拖延者,提案者变成了报告者。SO,杯具摆上桌面。

要取得有价值的结论,从会议的布局,“时间”,“地点”,“主题”,“角色”的把握上,都应该遵守“S.M.A.R.T.”原则,否则无意义的会议将会一直“重复,重复,再重复”。分享过程中有位朋友提供了一个经验,在第一个会议没有取得成功时,会议组织者应私下找到问题的关键角色,然后单独沟通,在确定每个问题点有可能关闭后,再召集第二次会议,这不失为一个参考。

来源:草根网(www.20ju.com) – 互联网界的读者文摘

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